01. É obrigatório apresentar os originais das faturas?

Para o PRODER, PRORURAL, PRODERAM e PRRN, as faturas são apresentadas sob a forma de cópias, sendo estas obtidas dos originais inutilizados com carimbo próprio, cuja estrutura se encontra disponível no portal do IFAP, IP.

Os originais dos documentos de despesa mantêm-se, obrigatoriamente, na contabilidade do beneficiário.

Para o PROMAR são entregues os originais das faturas.

02. O que fazer perante o extravio de uma fatura?

Quando do extravio da fatura original deverá ser solicitada a emissão de uma 2.ª via da mesma.

03. As 2.ª vias das faturas são aceites?

Sim, nos seguintes casos:

• Para faturas manuscritas emitidas em livro, desde que o duplicado (ou triplicado, se for o caso) tenha a menção “2.ª via”, esteja carimbada e assinada pelo fornecedor/prestador de serviço;
• Para faturas emitidas por programa de faturação, desde que a menção “2.ª via” seja proveniente do sistema de faturação.

Em ambas as situações, deve ser apresentada, juntamente com a documentação, uma declaração onde o beneficiário assume que o documento em causa não foi nem será apresentado em outros programas/projetos.

04. Que fazer quando o valor tributável de uma fatura ou o correspondente imposto está incorreto?

Nestes casos deve ser emitido documento retificativo da fatura (nota de crédito, nota de débito, guia ou nota de devolução).

O documento retificativo da fatura deve conter, para além da data e numeração sequencial, os elementos referidos na alínea a) do n.º 5 do artigo 36.º (nome, morada, NIF, etc.), bem como referência à fatura a que respeita e a menção dos elementos alterados.

Não pode, assim, ser emitida nova fatura, como forma de retificação do valor tributável ou do correspondente imposto.

05. O que fazer quando uma fatura contem erros no descritivo? Desde

Desde que a retificação a efetuar numa fatura se deva a outros motivos que não a retificação do valor tributável ou do correspondente imposto, deve anular-se a fatura inicial e substitui-la por outra.

A nova fatura deve ter numeração sequencial, data da sua efetiva emissão e identificar a fatura anulada.

06. É aceite o pagamento de parte da fatura relativa à compra de um trator, sem o envio do documento único automóvel no primeiro pedido de pagamento?

Sim, é aceite desde que apresente a fatura e o comprovativo de pagamento de parte da fatura. No último pedido de pagamento a fatura deve estar totalmente paga e deve ser apresentado o Documento Único (DU).

07. Podem ser considerados elegíveis os valores dos depósitos de caução efetuados ao abrigo do ponto 3 do artigo 88.º do Código dos Contratos Públicos?

Sim, desde que devidamente comprovada a sua constituição, pela entidade adjudicante, de um depósito de caução pelo valor da retenção a favor do adjudicatário. Este depósito de caução pode ser efetuado em conta bancária a favor do adjudicatário ou em conta de tesouraria comprovada através da guia de receita respetiva.

A guia de receita deve encontrar-se em nome do adjudicatário e identificar a que respeita a caução.

08. Os pagamentos em numerário podem ser considerados elegíveis?

Não são elegíveis os pagamentos em numerário, apenas são elegíveis os pagamentos através de cheque e transferência bancária.

09. Como se regista uma nota de crédito emitida para correção de uma fatura?

Quando estamos perante uma nota de crédito emitida para correção de uma fatura do projeto, o valor da fatura deve ser deduzido do valor da nota de crédito.

Os dois documentos, a fatura e a nota de crédito devem ser apresentados em conjunto no processo físico.

10. Pretendo incluir, no formulário do pedido de pagamento, uma nota de crédito relativa a uma fatura. O que devo fazer?

Nestas condições, o promotor deve descontar ao valor total da fatura, o valor da nota de crédito e apresentar, no processo físico, os dois documentos em conjunto.

Se a fatura sobre a qual incide a nota de crédito, fizer parte de um pedido de pagamento já pago, a correção do valor total da fatura tem que ser efetuada por reanálise do pedido de pagamento, pelo que, deverá comunicar com a entidade analista para que esta correção ao valor da fatura possa ser efetuada.

11. Quando é que uma nota de crédito pode servir como forma de pagamento?

Quando o beneficiário possui um crédito do fornecedor e utiliza-o para abater ao pagamento de um documento de despesa (fatura) do projeto. Neste caso, o fornecedor deve emitir uma nota de crédito ao beneficiário e este deve registá-la no sistema como modo de pagamento da fatura.

Para que esta situação possa ser aceite, o beneficiário tem de apresentar documentação que comprove a origem da nota de crédito utilizada para abatimento do pagamento da fatura do projeto (fatura que deu origem à nota de crédito, modos de pagamento dessa fatura e respetivos extratos bancários).

Trata-se de uma questão particular, dependendo a sua aceitação da documentação complementar que for apresentada.

12. Como se regista uma nota de crédito como forma de pagamento de uma despesa?

O beneficiário deve inserir uma fatura nova ou “chamar” uma fatura que se encontra por pagar, registar a nota de crédito como modo de pagamento e associar o pagamento em falta.